こんにちは、ハマ婚なび・コンシェルジュです！

結婚式に招待する大切なゲスト。どなたをお呼びするか、それを考えることから結婚式の準備は始まります。実はゲストリストは最初から結婚式の後まで活用できるものなんです。上手に使えば準備をラクに、間違いなく行うことができるはずですよ。具体的な場面と方法を見ていきましょう。

結婚式の準備開始！

まず作るべきはゲストリスト。両家それぞれに、お呼びしたい方をどんどん書き出していきましょう。リストから漏れてしまった方がいるかもしれないので、インターバルを取って何度かチェックするのがおすすめ。関係毎にグルーピングしてリストにしておくと便利です。

招待する人を増やせば披露宴の規模も大きくなりますよね。雰囲気を重視して、好みの会場に合った人数に調整する方法もありますし、お呼びしたい方を全てご招待する前提で、リストアップした人数に合わせて探す方法もあります。予算にも大きく関わるのでどちらにするかもよく話し合って、最終的なリストを完成させます。

もっと詳しいリストのつくり方はこちらの記事を参考に

▼ウェディングの準備の最初に何をする？ゲストのリストアップやスタイルを考えるための方法を伝授

会場を決定したら

決定した会場のキャパシティに合わせて再度リストを見直します。その際に一緒にやっておくといいのが、住所やお名前の漢字の確認。招待状の作成が少し先だったとしても、ゆとりがあるうちにやっておいた方がいい作業です。肩書や続柄も一緒に確認しておき、さらに先の席次表の作成にも備えておきましょう。

招待状を送る

招待状を封書で送る場合、5名程度は全員のお名前を並記できます。メールやSNSでお知らせを送る場合も、相手のお名前はちゃんとフルネームで書きたいものです。どちらの方法を取る場合でも、お名前の漢字の確認は必要なんです。

招待状を送る際に、合わせて祝辞や乾杯の発声、受付等のお役目もお願いすることになります。誰に依頼するか、返信後の欠席等で難しい方が出てきた場合に依頼する方なども考えておきましょう。これもリストで管理するのがおすすめです。

返信をまとめる

結婚式の約1ヶ月前が招待状の返信期日。出欠をリストでまとめていきます。アレルギー等、食事のリクエストもお聞きしている場合はその内容もまとめていきますが、絶対に間違いのないように！リストでしっかり管理して、全ての方が楽しく安心してお食事を楽しめるようにしたいですね。

返信はがきであれば、手書きのお名前とリストのお名前を照合して、再度漢字などの間違いがないかを確認しましょう。メールやSNSの場合も同様に。異体字がたくさん存在する漢字もありますから、そういった字を使う方は特に注意して見るようにしましょう。万が一招待状の宛名が間違っていたとしても直接「間違っていたよ」と教えてくれるとは限りません。返信に正しいお名前を書くことで気づいてもらおうとするだけの方も多いはずなので、見逃さないようにしましょう。

期日までに返信がない方には連絡を取って確認する必要があります。返信日を2～3日過ぎたら、マナー的にも連絡してOK。早めに全員の出欠を把握して、次の準備に進みましょう。

返信後には引出物の検討も本格化します。どの方にどの品物を贈るか、それもゲストリストで管理すると便利です。

席次表を作成する

席次表は、まずゲストをテーブルの着席人数に収まるグループに分け、配席ルールに沿って席にあてはめていきます。前述の通り、この作業は返信がくる前に行っておくこともできます。返信期日辺りから結婚式の準備はとても忙しくなるので、グループ分けは時間のあるときに前もって行っておくのがおすすめです。

返信後に出欠が変更になる可能性ももちろんあります。ここからがリストの活用が最も大切になるタイミング。連絡をもらったら随時リストを変更して、間違いのないようにしましょう。

ゲストは席次表を見て、他にどんな方が列席しているのかを知ることになります。繰り返しになりますが、ゲストのお名前や肩書の間違いは厳禁。名前はその方の顔と同じと考えて、念には念を入れて確認してくださいね。

席次表についてはこちらの記事も参考に

▶これを読めば手作りもカンペキ！席次表の知識と押さえるべきポイント

結婚式当日

受付用のリストが必要な場合は、ゲストリストを加工して作成すればOK。2次会をするならその受付リストも必要ですね。披露宴と同様に招待の段階からリストを作成して活用しましょう。

結婚式後にも

結婚式の後も、お礼状や写真の送付など、ゲストリストはまだまだ活躍します。いただいたご祝儀の集計や、欠席になった方からお祝いをもらった場合などの記録用にも活用できます。

ゲストには年賀状や暑中見舞いなども贈ることになるでしょう。その宛名のデータベースとしてもぜひ使ってみてください。

大切なゲストに楽しんでいただけるように心を込める結婚式。何かと忙しい準備ですが、おもてなしの中身を考える時間を充分に取るためにもリストを大いに活用してみてください。ドレス選びと会場選びをまとめてできるハマ婚なびの活用もその１つ。ゲストの皆さまに喜んでいただける結婚式づくりを精一杯お手伝いしますので、ぜひお気軽にご相談くださいね。

横浜花嫁の結婚式場探しは

地元密着の「ハマ婚なび」へ！